Agan yang ingin punya usaha pasti ingin memiliki area kantor yang canggih dan mudah digunakan. Penggunaan perlatan IoT (Internet of Things) dapat membantu efisiensi kerja di kantor tersebut. Jika kerja lebih efisien, pengembangan usaha pasti lebih cepat dan produktif. Demi mencapai tujuan ini, penggunaan smart office harus dipertimbangkan.
Apa Itu Smart Office?
Penggunaan teknologi internet untuk membuat kantor lebih efisien ini, juga dikenal dengan nama kantor pintar. Menggunakan internet, segala alat dikantor dapat diintegrasikan dengan server sebagai pengontrol utama.
Penggunaan smart office online dapat hubungkan berbagai kontrol pada kantor melalui jaringan internet. Hasilnya, semua informasi di kantor dapat diambil dan dianalisis untuk berbagai keperluan. Mulai dari informasi aktivitas pegawai, informasi data kerja dan keamanan, semua dapat dipantau.
Misalkan saja, ruangan rapat. Untuk memastikan situasi kondusif untuk diskusi dan presentasi, control lampu, proyektor, panel sentuh di meja rapat dan sound system harus diselaraskan. Agan pasti kesulitan menyesuaikan hal ini satu per satu. Namun menggunakan konsep kantor pintar, semua setting peralatan tersebut dapat dilakukan hanya dengan app di HP saja.
Memang komponen kunci dari smart office ada banyak. Tergantung dengan kebutuhan, ruangan yang akan dilengkapi IoT dan juga tujuan instalasinya, komponen kantor pintar akan berbeda – beda. Jadi, pastikan belajar banyak dulu seputar keperluan kantor pintar jika ingin menggunakannya.
Berbagai Peralatan Penting Pada Smart Office
Walaupun memiliki komponen yang berbeda tergantung penggunaannya, ada beberapa hal yang dapat dijadikan sebagai tumpuan penting pada kantor pintar. Jika ingin tahu teknologi apa saja yang ada pada smart office, berikut adalah beberapa alat yang penting dan harus ada di setiap kantor pintar:
Control Panel
Alat ini adalah hal yang harus ada dalam menggunakan kantor pintar. Setiap jasa aplikator smart office akan merekomendasikan spesifikasi control panel berbeda tergantung dengan tujuan penggunaan.
Contoh saja control panel ruang rapat akan meliputi control AC, pencahayaan, layar utama, layar sentuh di meja rapat, proyektor, scanner dokumen dan bahkan sound system. Sedangkan untuk control panel ruang kerja biasa, umumnya lebih sederhana dengan control meja kerja, komputer, lampu dan AC.
Apapun jenis control panel yang digunakan, hal ini adalah komponen penting kantor pintar. Jadi pastikan memikirkan keperluan teknologi ini saat desain kantor pintar Agan.
Layar Besar
Semua tempat kerja pasti butuh layar besar. Baik yang berupa layar LCD di depan ruang kantor ataupun proyektor untuk ruang rapat, semuanya tergolong layar besar. Menggunakan teknologi
Lampu Cerdas
Lampu cerdas adalah lampu yang dapat dikontrol menggunakan wireless. Lampu ini dapat dikontrol manual untuk menyalakan ataupun mematikannya. Pada beberapa jenis lampu cerdas, Agan bahkan dapat mengontrol warna cahaya dan intensitas terang yang dibutuhkan.
Lampu cerdas dapat jadi solusi smart office murah untuk tempat kerja sederhana. Jadi, walaupun tidak pakai peralatan canggih mahal lain, lampu cerdas sudah dapat mendukung pengaturan atmosfer kerja.
Meja Cerdas
Komponen penting lain yang harus ada adalah meja cerdas. Perabot ini dapat berupa meja besar dengan berbagai panel untuk ruang rapat, ataupun meja kecil dekat panggung untuk konektivitas presentasi.
Berbagai meja cerdas dapat dipilih untuk kebutuhan smart office dan disesuaikan dengan tujuannya. Setiap meja cerdas memiliki fitur naik turun, konektivitas kabel dan alat pengontrolnya minimal. Pada meja yang lebih canggih, pasti dapat menggunakan layar sentuh dan bahkan kemampuan berubah bentuk sesuai kebutuhan kerja.
Keuntungan Menggunakan Smart Office
Menggunakan kantor pintar dapat memberikan banyak keuntungan. Contoh saja menggunakan ruang meeting smart office. Ruangan ini dapat diatur untuk mendukung situasi rapat. Saat rapat bahasan penting dan rahasia, control tirai jendela, pencahayaan dan kunci ruangan dapat diawasi. Hal ini memastikan keamanan ruang rapat dan informasi tidak akan mudah bocor.
Keuntungan selain soal keamanan adalah efisiensi. Saat menggunakan meja pintar dengan layar sentuh, keperluan rapat akan lebih mudah. Setiap anggota rapat tidak perlu bawa dokumen ataupun komputer laptop. Semua dokumen dapat di share secara digital pada panel sentuh di tiap meja dan dapat digunakan layaknya tablet baca.
Konsep rapat dengan teknologi kantor pintar lebih rahasia karena file dapat dihapus setelah rapat. Selain itu, tidak ada sisa kertas yang digunakan. Banyak layanan jasa tawarkan paket smart office untuk membuat ruang rapat efisien ini. Jadi jelas bahwa fungsi ruang rapat ini banyak dicari karena memang lebih produktif.
Tips Instalasi dan Penggunaan Smart Office
Karena menguntungkan, tidak ada salahnya Agan coba integrasi teknologi kantor pintar ini. Untuk pastikan instalasi smart office lancar, ada beberapa tips yang dapat digunakan. Berikut adalah tips – tips tersebut:
Menentukan Tujuan Penggunaan Smart Office
Dalam memastikan penggunaan kantor pintar, tujuan harus jelas terlebih dahulu. Minimal memiliki bayangan fungsi utama ruangan. Contoh, ruang rapat dengan tujuan presentasi akan lebih fokus pada teknologi media seperti layar, proyektor, pencahayaan dan juga sound system.
Sedangkan ruang rapat yang lebih ditujukan untuk diskusi, akan lebih fokus pada panel sentuh di tiap meja peserta dan layar besar pada meja rapat. Walaupun sama – sama ruang rapat, tujuan ruangan dapat pengaruhi keperluan peralatan yang digunakan.
Memastikan Memilih Jasa Penyedia Smart Office yang Tepat
Untuk instalasi yang baik, pilih jasa smart office yang berpengalaman. Lebih baik lagi jika penyedia jasa memiliki koneksi dalam penyediaan perlatan kantor pintar. Jasa ini tidak hanya dapat membantu desain, instlasi dan juga mengajarkan cara penggunaan kantor pintar. Mereka juga harus mampu layani kebutuhan maintenance kantor pintar yang Agan gunakan.
Memilih Brand Peralatan yang Sesuai
Memilih brand peralatan yang tepat juga penting. Agan bisa melihat brand smart screen seperti BenQ, MAXHUB dan IQ & Qnex sering menjadi rekomendasi. Namun, bukan berarti pilihan brand tersebut cocok untuk keperluan proyektor.
Memilih brand yang terbaik untuk penyedia perlatan harus ditimbang secara individu. Namun, bagi yang memiliki budget terbatas dan tidak dapat memilih bebas, penggunaan smart office package juga dapat digunakan.
Banyak brand seperti IQ & Qnex contohnya, memiliki set paket untuk keperluan kantor pintar. Jika beli satu set, harganya jelas lebih murah dan dapat menggunakan integrasi system yang seragam. Tergantung kebutuhan dan budget, hal seperti ini dapat menjadi pertimbangan tersendiri.
Konsultasi Seputar Desain dan Fungsi dengan Para Ahli Smart Office
Saat Agan ingin membuat kantor pintar, pastikan menggunakan ahli desainer yang berpengatuhan seputar teknologi ini. Tidak semua desainer interior kantor mengerti seputar kantor pintar dan peralatannya.
Untuk memastikan desain kantor selaras dengan fungsi teknologi perlatan kantor pintar, lebih baik gunakan pihak yang ahli. Sering – sering konsultasi dan evaluasi desain kantor akan hasilkan ruangan kantor pintar yang optimal.
Sekarang Agan lebih tahu bahwa kantor pintar ini tidak perlu yang mahal dan ribet. Cukup dipilih yang tepat dan sesuai dengan kebutuhan tempat kerja saja. Selama cermat dalam aplikasi penggunaan smart office, dapat dijamin usaha lebih cepat berkembang tanpa menguras modal bisnis Agan sekalian!