Smart meeting room, istilah ini nampaknya tak lagi asing di ranah teknologi. Pasalnya seiring dengan semakin luasnya adopsi teknologi internet of things (IoT), pelaksanaan meeting menggunakan room canggih menjadi lebih mudah untuk diakses. Dampaknya, tidak sedikit perusahaan mulai memanfaatkan keberadaan fasilitas canggih ini. Tidak hanya sekedar menjadi sarana meeting, berikut informasi lengkap terkait ruangan canggih ini!
Ruang Meeting Pintar
Smart meeting room yang juga dikenal dengan istilah ruang meeting ‘cerdas’ yang mengintegrasikan hardware dan software di dalam suatu ruang pertemuan. Hal ini untuk menciptakan pengalaman ‘meeting’ yang produktif bagi para penggunanya, yakni peserta suatu forum pertemuan. Uniknya, ruang meeting cerdas ini bisa digunakan oleh peserta secara langsung (di kantor) atau secara remote (di luar kantor).
Tak hanya menjadi solusi ruang pertemuan yang canggih, smart meeting room dan solusi teknologinya
juga merupakan kunci dari terselenggaranya smart office. Bagaimana bisa? Ruang meeting cerdas ini turut didukung oleh teknologi pintar seperti IoT yang dapat mengkomunikasikan antar perangkat dengan sangat mudah.
Sistem Pendukung
Secara garis besar, sistem smart meeting room untuk ruangan kecil didukung dengan teknologi Internet of Things untuk memudahkan segala macam bentuk komunikasi antar perangkat. Bahkan tak hanya itu, kehadiran IoT juga memudahkan kontrol antar perangkat menjadi lebih mudah hanya dengan satu platform saja.
Mengadakan pertemuan di ruang meeting cerdas ini, peserta meeting tidak perlu repot-repot menyiapkan berbagai perangkat. Pengguna ruang hanya perlu memanfaatkan perangkat yang tersedia di dalam ruangan untuk mengaktifkan beberapa jenis layanan smart meeting room.
Komponen Teknologi Smart Meeting Room
Penasaran dengan komponen yang biasa melengkapi ruang meeting cerdas ini? Tak hanya smart projector meeting room, berikut merupakan beberapa komponen yang umum tersedia di dalam ruang meeting cerdas!
1. Audio dan Visual
Adapun komponen pertama yang umum tersedia di smart meeting room untuk ruangan besar yakni audio dan visual. Keberadaan komponen ini adalah untuk memudahkan interaksi dan komunikasi saat pertemuan berlangsung.
Dengan adanya layanan ini, situasi dan kondisi pertemuan bisa lebih efektif dan produktif. Peserta meeting bisa lebih fokus membahas topik yang sedang dibicarakan dengan melihat dan mendengar topi secara interaktif.
2. Disertai Pengaturan Otomatis
Satu di antara beberapa wujud dari realisasi teknologi IoT di dalam ruang meeting cerdas yakni, adanya kemampuan yang memungkinkan pengaturan ruang secara otomatis. Baik dalam hal pengaturan suhu ataupun pengaturan lampu yang dapat dikendalikan secara mudah dan terintegrasi melalui satu touch pane intuitif.
Bahkan tidak hanya dapat digunakan sebagai pengaturan otomatis, panel ini juga dapat diekspansi ke pengaturan objek yang lainnya. Adapun contohnya adalah pengaturan pada kaca ruang pertemuan, led interaktif smart meeting room, tirai jendela, serta komponen-komponen lain yang terdapat di dalam ruang pertemuan.
3. Sistem Booking Otomatis
Tak hanya pengaturannya saja yang otomatis, ruang meeting cerdas ini biasanya juga dilengkapi dengan teknologi yang memungkinkan penggunanya untuk melakukan pemesanan secara otomatis. Dengan adanya layanan ini, maka peserta meeting tak akan lagi kerepotan untuk melakukan pemesanan ruang pertemuan secara manual. Semua proses pemesanan bisa diotomatisasi dengan sangat mudah dan cepat.
4. Screen Tanpa Kabel dan Perangkat Lain
Tak hanya tiga komponen yang telah disebutkan sebelumnya, baik smart meeting room besar ataupun kecil juga dilengkapi dengan berbagai komponen pendukung lain. Satu di antaranya adalah screen tanpa kabel yang dapat difungsikan sebagai papan tulis dan dapat dioperasikan dengan sangat mudah oleh para penggunanya.
Lebih dari itu, bahkan di dalam smart meeting room kecil pun biasanya juga tersedia perangkat video conference tool. Komponen tersebut juga telah dilengkapi dengan mikrofon untuk mempermudah komunikasi, serta platform yang terintegrasi untuk melakukan pengaturan pada seluruh perangkat.
Keunggulan Smart Meeting Room Package
Apa sih keunggulan ruang meeting cerdas dibanding dengan ruang meeting konvensional? Tentu saja ada banyak perbedaan pada dua jenis ruang meeting ini. Agar tidak penasaran, berikut merupakan keunggulan ruang meeting cerdas yang wajib diketahui!
1. Dapat Difungsikan untuk Kegiatan Workshop
Adapun keunggulan yang pertama, smart meeting room dapat difungsikan sebagai tempat untuk mengadakan workshop untuk para peserta meeting. Penyelenggara workshop dapat menggunakan tools dan fasilitas pintar yang tersedia, sehingga kegiatan dapat berjalan dengan lebih menyenangkan dan interaktif.
2. Sebagai Salah Satu Ajang Kreativitas
Memiliki tool untuk memaksimalkan audio dan visua ke level yang lebih baik membuat ruang meeting cerdas ini dapat dimanfaatkan sebagai salah satu sarana untuk mengasah kreativitas. Pengguna ruang meeting cerdas ini bisa melatih kreativitas saat membahas topik-topik tertentu, baik bersama rekan kerja ataupun rekan pertemuan yang lain.
3. Dapat Difungsikan untuk Sesi Brainstorming
Sebagian besar pertemuan juga difungsikan sebagai sesi brainstorming. Keberadaan smart meeting room membuat pertemuan lebih lancar pada saat melakukan sesi brainstorming. Hal ini terjadi karena tool-tool komunikatif yang terdapat di dalam ruang meeting dapat membantu menciptakan inovasi-inovasi besar selama pertemuan berlangsung.
Tak hanya itu, kondisi ruangan yang nyaman dan kondusif uga menjadi salah satu faktor pendorong peserta pertemuan untuk mencairkan ide-idenya secara maksimal. Hal ini tentu akan lebih mengefektifkan waktu yang dimiliki oleh para peserta meeting.
Keuntungan Menggunakan Smart Meeting
Akan ada banyak keuntungan yang bisa didapat pada saat menggunakan smart meeting room. Adapun beberapa manfaat ruang meeting cerdas di antaranya adalah sebagai berikut:
1. Menjamin Produktivitas Kerja
Menggunakan smart meeting, produktivitas peserta meeting akan tetap terjaga sepanjang kegiatan. Hal ini karena adanya dukungan dari berbagai fitur yang dapat mempermudah kolaborasi di dalam ruang pertemuan cerdas.
2. Memiliki Tingkat Keamanan Tinggi
Sebagaimana yang telah dijelaskan, sebagai salah satu rangkaian smart office, ruang meeting cerdas memiliki tingkat keamanan yang tinggi dalam menjaga aset serta data pribadi para penggunanya. Hal ini tentu tidak akan membuat pengguna khawatir akan adanya kebocoran data.
3. Mudah dalam Hal Penggunaan
Dilengkapi dengan ekosistem IoT yang terintegrasi, ruang pertemuan cerdas ini memungkinkan adanya aktivitas meeting berlangsung secara praktis. Tak hanya canggih, komponen-komponen yang ada di dalamnya pun juga sangat mudah digunakan.
4. Touchless
Tak hanya canggih, keberadaan smart meeting room juga menjaga kesehatan karyawan. Hal ini karena smart meeting ini juga dibekali dengan touchless melalui perangkat yang diakses dari satu platform terintegrasi.
5. Lebih Hemat Waktu dan Biaya
Bicara perihal efisien, keberadaan smart meeting room menjadi pilihan yang tepat bagi para penganut paham ‘irit waktu dan biaya’. Bagi para pekerja remote, pemanfaatan ruang meeting cerdas ini tentu dapat memangkas biaya operasional.
Demikian informasi terkait smart meeting room yang dapat disampaikan. Bukankah keberadaan layanan ini sangat memudahkan pekerjaan yang belakangan bisa dikerjakan di mana saja dan kapan saja? Yuk, gunakan layar interaktif smart meeting room untuk memudahkan pekerjaan!