Smart conference room menjadi bagian tak terpisahkan dari bisnis di era modern. Salah satu alasannya adalah ruangan pintar ini meningkatkan produktivitas rapat dan aktivitas didalamnya secara signifikan. Lalu, mengapa ruangan pintar ini dapat melakukan hal itu?
Di artikel ini, Agan akan belajar lebih banyak tentang elemen penting dalam ruang meeting modern ini. Mari kita mulai saja perjalanan melihat lebih banyak tentang apa Smart Conference Room itu dan teknologi didalamnya.
Apa Itu Smart Conference Room?
Smart conference room atau ruang meeting masa kini merupakan sebuah ruangan dimana semua elemen teknologi terintegrasi. Jadi, software dan hardware yang ada di ruangan ini saling terintegrasi melengkapi dan bekerja mendukung satu sama lainnya. Karena hal itu pula, pertemuan yang diadakan didalamnya dapat berlangsung lebih efektif.
Komunikasi, presentasi, penyajian data, maupun pencarian informasi dapat dilakukan dalam satu proses sederhana. Tidak ada tenaga dan waktu yang terbuang percuma. Setiap detik yang Agan habiskan didalamnya akan membawa hasil yang terbaik dan produktif.
Komponen Kunci dari Smart Office
Lalu, apa komponen kunci dari smart office yang membuatnya sangat penting untuk era modern? Berikut ini beberapa elemen yang harus ada di ruangan ini.
Meja dan Kursi Yang Nyaman
Tentu saja, sebagai ruang meeting atau rapat, keberadaan meja, kursi, dan furnitur lain sangatlah dibutuhkan. Furnitur yang nyaman akan mendukung proses rapat dan meningkatkan produktivitas peserta rapat. Ditambah lagi, apabila furnitur yang digunakan dapat terintegrasi dengan teknologi didalam ruangan ini.
Sambungan Internet Cepat dan Stabil
Salah satu komponen smart meeting room yang paling penting adalah internet. Internet bisa dikatakan sebagai jantung dari smart meeting room. Semua kegiatan di dalam ruangan ini akan menggunakan internet.
Mulai dari komunikasi hingga pencarian informasi, semuanya membutuhkan internet. Komunikasi, khususnya, sangat membutuhkan jaringan internet yang stabil dan cepat. Dengan begitu, maka kesalah pahaman dan kurangnya informasi dari komunikasi dapat dicegah.
Sedangkan teknologi internet tercepat saat ini adalah teknologi 5G. Sudah ada banyak internet provider yang menyediakan layanan internet dengan kecepatan ini untuk kebutuhkan korporasi. Biasanya, jaringan ini juga termasuk dalam layanan instalasi smart meeting room yang Agan gunakan.
Hardware dan Software
Ada banyak jenis software yang dibutuhkan dalam sistem yang ada di smart meeting room. Software utama yang paling Agan butuhkan adalah software komunikasi. Hal ini sangat penting untuk memfasilitasi proses meeting secara remote dengan mitra bisnis atau kolega.
Oleh karena itu, software yang digunakan harus memiliki fitur komunikasi yang bisa digunakan banyak orang secara bersamaan. Fitur ini akan membuat rapat jarak jauh menjadi dapat dilaksanakan dengan mudah dan lancar. Sedangkan untuk contoh software-nya, berikut beberapa diantaranya:
- Zoom
- Google Meet
- Skype for Business
- GoToMeeting
- UberConference
Lima software tersebut menjadi pilihan popular bagi banyak orang yang ingin membuat smart meeting room. Kelimanya menyediakan berbagai fitur yang sangat membantu dalam proses meeting. Tidak terkecuali, fitur komunikasi bersama yang mampu menghubungkan banyak orang sekaligus.
Hardware atau perangkat keras juga penting dalam smart meeting room. Bila internet seperti jantung bagi tubuh, hardware adalah organ-organnya. Artinya, tanpa hardware yang mumpuni dan berkualitas, smart meeting room tidak akan mampu berfungsi seperti seharusnya.
Ada banyak jenis hardware yang dibutuhkan di smart meeting room modern. Yang pertama, Agan akan membutuhkan perangkat untuk komunikasi, seperti mikrofon, pengeras suara (speaker), sistem penerangan yang baik, kamera, dan perangkat untuk menghubungkan gawai yang dibawa peserta.
Namun, perangkat keras yang harus ada di smart conference room adalah papan penunjuk informasi. Ruangan rapat jaman dulu menggunakan papan tulis atau whiteboard untuk kebutuhan satu ini. Namun, ruang meeting modern dan smart menggunakan flat panel dengan kemampuan touchscreen.
Papan ini bisa dibilang sebagai layar atau monitor berukuran besar, bisa sampai 100 inch. Namun, fitur touchscreen dan fitur lainnya membuatnya berfungsi lebih dari sekedar layar LED penampil gambar atau video.
Sebagai contohnya, layar LED ukuran besar keluaran IQTouch. Produk ini memiliki fitur layar sentuh yang lebih baik dari lainnya. Fitur ini mendukung 20 Point Touch (Titik Sentuhan) yang memudahkan dalam pengoperasian informasi, gambar, atau video didalamnya.
Ditambah lagi, ada fitur-fitur lain yang cocok untuk meeting room system dengan konsep smart. Misalnya, fitur nirkabel IQShare yang memungkinkan Agan untuk berbagi informasi dari gawai langsung ditampilkan di layar LED ini.
Fitur nirkabel dari produk layar sentuh C series dari IQTouch ini juga memungkinkan Agan untuk mengendalikan layar dari perangkat lain. Jadi, tidak perlu repot mendekat ke layar dan menyentuhnya. Cukup dari tempat duduk rapat, gunakan ponsel atau tablet, dan informasi/presentasi bisa dikendalikan dari situ.
ViewSonic juga tidak kalah. Selain fitur layar ini sama baiknya, layar sentuh berukuran besar ini juga memiliki fitur Lag-Free. Artinya, bila Agan menggunakannya untuk berkomunikasi dengan peserta rapat di tempat lain, Agan tidak akan mengalami gambar tersendat-sendat dan koneksi lambat.
Bisa dikatakan, smart meeting room interactive panel merupakan elemen yang membuat ruang rapat menjadi ruang rapat pintar. Karena itu, disetiap smart meeting room, selalu ada alat yang satu ini.
Fitur Keamanan dan Kesehatan
Selanjutnya, elemen penting dari smart meeting room adalah fitur keamanan dan kesehatan. Keduanya dibutuhkan untuk pengadaan pertemuan dimana informasi penting dibagikan. Tentunya, Agan tidak mau informasi-informasi ini bocor ke publik, bukan?
Fitur keamanan dari sistem meeting room mampu melindungi data penting tersebut. Contoh-contoh fitur ini adalah:
- Face recognition/sistem pengenal wajah untuk absen peserta rapat dan pengenal tamu yang diundang,
- Pendeteksi QR Code, sebagai tanda masuk untuk tamu,
- Perlindungan fisik, termasuk kunci pintu otomatis untuk ruang meeting dan kaca tidak tembus pandang,
- Loker dengan sistem pengenal wajah untuk membukanya.
Lalu, saat masa setelah pandemi sekarang ini, elemen kesehatan juga menjadi sangat penting. Banyak jasa smart meeting room yang mengedepankan elemen ini. Misalnya dengan memberikan jarak aman antar peserta dan sirkulasi udara yang baik.
Ditambah lagi, fitur face recognition juga dapat digunakan untuk mendeteksi suhu tubuh. Bila suhu tubuh peserta melebihi batas aman, maka mereka tidak dapat memasuki smart meeting room.
Selain itu, fitur-fitur keamanan diatas juga memungkinkan pengoperasian smart meeting room secara touchless atau tanpa sentuhan. Hal itu memperkecil resiko penularan virus dan sejenisnya.
Kesimpulan
Itu dia sekilas tentang smart meeting room. Semua fitur dan keunggulan darinya menjadi alasan mengapa bisnis di era modern ini membutuhkannya. Jadi, bila Agan akan mengadakan rapat dengan klien, tidak usah ragu lagi untuk memakai smart conference room.